Wij, jij en de factor (C-sessie) van betekenis

Snel tot de kern

De kern is dat je aan de hand van een leidraad in een aantal stappen toewerkt naar een strategie en een aanpak voor je onderwerp, waarbij het perspectief van de doelgroep of gebruiker steeds een duidelijke plek heeft. Dit doe je niet als communicado in je eentje, maar samen met de dossierhouder of het projectteam. Deze werkwijze heeft een groot voordeel voor de eigen organisatie en het interne proces: met het doorlopen van de stappen in de leidraad wordt het voor alle betrokkenen helder waar ze een bijdrage aan leveren met hun werk en op wie dat effect gaat hebben. Bovendien is een Factor C-sessie een effectief middel om teamgeest te creëren. Het uitwerken van complete plannen is in overheidsland achterhaald. Maar het maken van heldere strategische keuzes niet. Door tijd te investeren in het proces van samen nadenken over deze keuzes, heb je er als communicatieprofessional uiteindelijk minder werk aan. Alleen al omdat ook je inhoudelijke collega’s hun aandeel in een communicatieve aanpak zelf beter zien en snappen.

Kortom: je brengt het buiten naar binnen. Dat doe je met een Factor C-sessie op een snelkookpanmanier waarbij je gezamenlijk via een SWOT-, een actoren-/factoren-, een krachtenveld-, een stakeholders- én een omgevingsanalyse in kaart brengt wat de communicatiedoelstellingen van een project zijn, hoe zich die verhouden tot de projectdoelstellingen, welke strategie erbij hoort en welke stappen ondernomen dienen te worden om op tijd en binnen budget de resultaten te behalen die je wilt behalen.

Voor wie, waarom en hoe?

De vaak rijke opbrengst van de omgevingsanalyse vormt de basis voor de communicatiestrategie. En dat betekent: keuzes maken. Tot welke goed gekozen doelgroepen gaan we ons richten? Welk frame past? Wat moet communicatie opleveren? De communicatiestrategie is eigenlijk de opdrachtbrief voor de communicatieprofessional. Dit moment leent zich dan ook goed voor het bespreken van de verwachtingen ten aanzien van communicatie, en wanneer beide partijen van mening zijn dat de communicatie doeltreffend is geweest.

Het verhaal

Met een breed gedragen strategie op zak is de deur opengezet voor het uitwerken van de communicatieaanpak. Een belangrijke pijler hiervan is het gezamenlijke verhaal. Andere termen hiervoor zijn kernboodschap, rode draad, messagehouse of woordvoeringslijn. Bij Factor C begint het formuleren van het verhaal uiteraard met luisteren. Goed aanhoren hoe er over je onderwerp wordt gesproken, is essentieel voor het kunnen opstellen van een antwoord dat aansluit op de leefwereld van de ontvanger. Eén van de aangeboden methodieken is de message box, waarbij de urgentie die de doelgroep wel of niet voelt leidend is voor de op te stellen boodschap. Voor het bijeen brengen van verschillende verhaallijnen, kanalen of doelgroepen kan er ook worden gekozen voor een message house: een gezamenlijk koepelverhaal en onderliggende sub-verhalen. Een uitgangspunt van Factor C is dat contact met je doelgroep valt of staat met een boodschap die aanspreekt, daarnaast ook antwoorden bevat en perspectief laat zien. Het is een manier om te borgen dat de belangen en zorgen van doelgroepen een plek hebben in het (beleids)proces.

De aanpak

Een goede communicatieaanpak is cruciaal voor het slagen van je strategie. In deze pijler gaat het om het ontwerpen en uitvoeren van een zorgvuldig communicatieproces, met de juiste middelen op het juiste moment. Daar hoort ook bij dat je afspraken maakt over rollen, taken en financiën.

Alle stappen en methodieken die daaronder hangen zijn samengebracht in de interactieve Leidraad Factor C.

Meer weten? Meld je aan voor de Masterclass Overheidscommunicatie waarin Factor C behandeld wordt.